Datagedreven werken in de praktijk: 2 voorbeelden

Datagedreven werken is geen toekomstvisie meer, maar een realiteit waar bedrijven nu al van profiteren. In deze blog bespreken we twee praktijkvoorbeelden: een verfgroothandel en een fiscalistenkantoor. Ondanks hun verschillen laten beide cases zien hoe data optimaal kan worden benut om bedrijfsprocessen te verbeteren en strategische beslissingen te onderbouwen.

Geschreven door: Bas Land

Case 1: Verfgroothandel – Data als drijvende kracht achter commercieel succes

Een verfgroothandel met 30 vestigingen en een centraal distributiecentrum beschikt over een enorme hoeveelheid data. Denk aan verkoopcijfers, inkoopinformatie, voorraadbeheer en financiële transacties. Deze data wordt vastgelegd in verschillende systemen, zoals een ERP-systeem, een CRM-systeem voor klantcontacten en een warehouse managementsysteem.

Slimme klantbenadering

Door data strategisch in te zetten, bepaalt de groothandel welke klanten bezocht moeten worden door accountmanagers en welke niet. Klanten verschillen in hun aankoopgedrag: sommigen kopen direct in de fysieke vestigingen, terwijl anderen voorraad laten leveren en een vaste accountmanager hebben. De data helpt te analyseren waar de meeste potentie ligt en waar extra inspanning loont.

Een voorbeeld hiervan is de analyse van de ‘share of wallet’. Dit betekent dat de verfgroothandel bekijkt hoeveel een klant jaarlijks aan verf verbruikt en welk percentage daarvan daadwerkelijk bij hen wordt afgenomen. Wanneer blijkt dat er nog groeipotentieel is, kan een accountmanager gericht actie ondernemen.

Ingrijpen bij veranderend koopgedrag

Een ander krachtig voorbeeld van datagedreven werken is het signaleren van veranderingen in koopgedrag. Wanneer een klant normaal gesproken voor €10.000 per maand bestelt, maar dit bedrag ineens daalt naar €8.000 of €6.000, kan dit verschillende oorzaken hebben. Misschien zijn er minder schilders actief, maar het kan ook zijn dat de klant elders verf begint in te kopen. Dit zijn de momenten waarop de groothandel snel moet handelen door contact op te nemen en de klantrelatie te versterken. Door dagelijks data te analyseren, kunnen deze signalen direct worden opgepakt en wordt omzetverlies geminimaliseerd.

Case 2: Fiscalistenkantoor – Van Excel naar realtime inzicht

Een totaal andere omgeving, maar met vergelijkbare uitdagingen, is een fiscalistenkantoor. Hier draait alles om kennis en dienstverlening, zonder fysieke voorraad of inkoop. De focus ligt op productiviteit, declaraties en financiële processen.

Efficiëntere administratie en cashflow

Voorheen werkte het fiscalistenkantoor met een traditionele Excel-aanpak. Eens per maand werden data geëxporteerd naar Excel, waarna de financiële afdeling analyses maakte. Dit leidde tot een hoge werklast en veel ad-hoc vragen uit de organisatie.

Door over te stappen op een dataplatform met realtime analyses, hebben medewerkers nu dagelijks inzicht in hun gegevens. Dit heeft grote voordelen:

Facturatie gebeurt sneller, omdat gewerkte uren direct worden vastgelegd en verwerkt.
De cashflow verbetert, omdat klanten sneller hun facturen ontvangen en betalen.
De werkdruk op de financiële afdeling neemt af, omdat medewerkers zelf hun gegevens kunnen inzien en analyseren.

Sturen op productiviteit

Met de nieuwe datagedreven werkwijze kan het kantoor ook beter sturen op productiviteit. In een matrixorganisatie met verschillende lagen – van bestuur tot individuele specialisten – is het cruciaal dat iedereen inzicht heeft in prestaties en lopende projecten. Door te analyseren hoeveel uren worden geschreven en hoe efficiënt deze worden gefactureerd, kan het kantoor tijdig bijsturen en de dienstverlening optimaliseren.

Conclusie

Beide cases laten zien hoe datagedreven werken helpt om organisaties efficiënter en succesvoller te maken. Of het nu gaat om een handelsbedrijf dat klanten beter bedient of een dienstverlener die productiviteit optimaliseert, de kracht van data is onmiskenbaar. Door continu te meten, analyseren en bijsturen, kunnen bedrijven niet alleen beter inspelen op veranderingen, maar ook hun concurrentiepositie versterken.

Webinar

Dit onderwerp is behandeld tijdens ons webinar over datagedreven werken. Dit webinar is hier volledig terug te kijken.