De nieuwe Outlook: Wat is er anders en waar moet je op letten?

Iedereen is er inmiddels wel tegenaan gelopen: de nieuwe Outlook. De meningen zijn verdeeld. Sommigen vinden het een verademing, anderen raken er vooral gefrustreerd van. En eerlijk is eerlijk – we horen toch net wat vaker dat laatste.

Maar zoals met veel veranderingen binnen Microsoft 365: op een gegeven moment ontkom je er niet meer aan. Dus wat heb je er dan eigenlijk aan? En waar moet je rekening mee houden?

Geschreven door: Leo van de Haar

De voordelen van de nieuwe Outlook

Laten we positief beginnen. De nieuwe Outlook komt met een aantal duidelijke verbeteringen:

• • Snellere performance – De nieuwe versie start merkbaar sneller op dan zijn voorganger, die toch wel wat log en zwaar was.
  • Betere integratie met Microsoft 365 – Denk aan een naadloze samenwerking met andere apps zoals Teams en uiteraard: Copilot. Outlook is daar ook echt op ontworpen.
  • Verbeterde zoekfunctie – Zoeken is niet alleen sneller, maar ook breder. Je kunt nu zoeken binnen Outlook én Teams. Handig als je niet meer precies weet waar dat ene document of bericht nou stond.
  • Consistente ervaring op elk apparaat – De nieuwe Outlook lijkt sterk op de webvariant van vroeger. Dat betekent: een uniforme interface, ongeacht of je werkt op een laptop, tablet of telefoon. Alles ziet er hetzelfde uit, wat het gebruiksgemak ten goede komt.

Maar… er zijn ook nadelen

Zoals bij iedere grote verandering zijn er ook wat kinderziektes – of zeg maar gerust: dingen die (nog) niet werken zoals je gewend bent.

• • Plug-ins werken niet altijd – Veelgebruikte plug-ins functioneren niet of niet optimaal in de nieuwe Outlook. In sommige gevallen werken ze zelfs helemaal niet. Microsoft werkt eraan, maar je bent hierbij ook afhankelijk van de partij achter de plug-in.
  • Samenvoegfunctie werkt niet – Een opvallend probleem: de bekende samenvoegfunctie (bijvoorbeeld om gepersonaliseerde brieven te versturen via Excel) werkt momenteel niet. In de oude Outlook werkt dit nog wel, dus daar kun je voorlopig op terugvallen.
  • Offline werken is beperkt – Omdat de nieuwe Outlook gebaseerd is op de webvariant, zijn de offline mogelijkheden wat minder uitgebreid. Als je vaak zonder internet werkt, kan dat lastig zijn.
  • Minder flexibiliteit in interface-aanpassing – Gebruikers zijn gewend om hun Outlook helemaal naar wens in te richten – van leesvensters tot knopgroottes. In de nieuwe variant is daar minder ruimte voor.

Veelgevraagde functies: nog even geduld

Microsoft is bezig om een aantal functies (weer) toe te voegen:

• • Ondersteuning voor meerdere mailprofielen – Handig als je verschillende accounts gebruikt. Deze functie zit er nog niet in, maar komt eraan.
  • Betere ondersteuning voor gedeelde mailboxen – Shared mailboxes zoals info@… worden straks weer beter ondersteund. Je kunt ze binnenkort ook weer makkelijk terugvinden en mails ertussen verplaatsen. Veel mensen dachten dat ze hun gedeelde mailboxen kwijt waren – maar ze staan nu op een andere plek, namelijk onder “Gedeeld met mij”.

Conclusie

De nieuwe Outlook is sneller, moderner en beter geïntegreerd met de rest van Microsoft 365. Maar er zijn ook duidelijke tekortkomingen waar je rekening mee moet houden.

Onze tip: probeer het rustig uit, ontdek de voordelen, maar houd de oude Outlook nog even achter de hand als je afhankelijk bent van plug-ins of specifieke functies zoals samenvoegen.

Heb je vragen over de nieuwe Outlook of wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Laat het ons weten – we denken graag met je mee.

---

Bekijk hier de inspiratiesessie over Microsoft Teams en Outlook