Het geheim van succesvolle gebruikersadoptie: drie fasen van succes
Gebruikersadoptie is een cruciaal onderdeel van elk veranderingstraject, zeker als het gaat om de moderne werkplek met Microsoft 365.
Gebruikersadoptie is een belangrijk onderdeel van elk veranderingstraject, zeker als het gaat om de moderne werkplek met Microsoft 365. Maar hoe pak je dat aan in de praktijk? Waar begin je? En hoe zorg je dat je medewerkers enthousiast en betrokken zijn?
In deze blog deel ik mijn ervaringen en tips over hoe je gebruikersadoptie kunt vormgeven en uitvoeren.. Ik laat je zien welke stappen je kunt nemen, welke tools je kunt gebruiken en hoe je kunt meten en bijsturen.
Geschreven door: Thijs Bisseling
De visie van Microsoft op gebruikersadoptie
Microsoft heeft een duidelijke visie op hoe zij de moderne werkplek kunnen onboarden of adopteren bij eindgebruikers.
Microsoft hanteert een drie-fasen model voor gebruikersadoptie: Envision, Onboarding en Drive Value. Deze fasen zijn gebaseerd op de Prosci-methode voor verandermanagement, die gebruik maakt van het ADKAR-model. Dit model beschrijft de vijf elementen die nodig zijn voor een succesvolle verandering: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.
Een leuk weetje is dat Microsoft deze verandermethodiek zelf ook heeft toegepast toen ze Microsoft Teams binnen hun eigen organisatie hebben geïmplementeerd.
Laten we eens kijken wat deze fasen en elementen inhouden en hoe je ze kunt toepassen in jouw organisatie.
Tekst gaat verder onder de afbeelding
#1 Envision: creëer draagvlak en stel een team samen
De eerste fase is Envision. In deze fase ga je inventariseren hoe jouw organisatie in elkaar zit, welke medewerkerstypes er zijn, hoe werken zij en hoe je daarop kunt inhaken. Je gaat ook draagvlak creëren bij het management en de beslissers, want zij moeten achter de verandering staan. Zij worden jouw sponsoren of ambassadeurs binnen de organisatie.
Daarnaast stel je een team samen met key-users of kartrekkers. Dit zijn mensen die enthousiast worden van het nieuwe werken en die hun collega’s kunnen meenemen in de verandering. Deze gebruikersgroep wordt geïnterviewd om te kijken waar de behoeften en wensen liggen en hoe deze passen binnen de organisatie. Zij krijgen specifieke key-user trainingen om ze voor te bereiden op hun rol.
Het resultaat van deze fase is een adoptieplan, waarin je beschrijft wat je doelstellingen zijn, welke activiteiten je gaat uitvoeren, welke communicatiemiddelen je gaat gebruiken en hoe je gaat meten en bijsturen.
#2 Onboarding: inspireer en motiveer de medewerkers
De tweede fase is Onboarding. In deze fase ga je de medewerkers inspireren en motiveren om mee te gaan in de verandering. Je laat ze zien wat de voordelen zijn voor hen (what’s in it for me?) en hoe ze het nieuwe werken kunnen toepassen in hun dagelijkse werk.
Dit doe je door middel van inspiratiesessies, die op maat worden gemaakt voor elke afdeling of doelgroep. Je laat ze zien wat er allemaal mogelijk is met Microsoft 365, maar vooral ook hoe het hun werk makkelijker, leuker of efficiënter kan maken. Je geeft ze praktische tips en trucs, maar ook ruimte om vragen te stellen en feedback te geven.
Een ander middel dat je kunt gebruiken is een adoptiescan. Dit is een digitale vragenlijst die elke medewerker kan invullen om zijn of haar digitale vaardigheid te bepalen. Op basis van de resultaten krijg je een rapport en een beeld van waar de medewerkers staan, waar ze nog kunnen verbeteren en waar je extra aandacht aan moet besteden.
En natuurlijk is communicatie ook in deze fase essentieel. Je moet de medewerkers op de hoogte houden van wat er gaat gebeuren, wanneer en waarom. Je moet ze ook betrekken bij het proces en laten zien wat er al bereikt is en wat er nog gaat komen. Je kunt hiervoor verschillende kanalen gebruiken, zoals e-mail, Teams, SharePoint, Viva Engage, Video of posters.
#3 Drive Value: train en ondersteun de medewerkers
De derde fase is Drive Value. In deze fase ga je de medewerkers trainen en ondersteunen om het nieuwe werken in de praktijk te brengen. Je zorgt ervoor dat ze de kennis en vaardigheden hebben om Microsoft 365 optimaal te gebruiken en dat ze die ook blijven gebruiken en ontwikkelen.
Dit doe je door middel van inhoudelijke trainingen, die ook weer op maat worden gemaakt voor elke afdeling of doelgroep. Je gaat dieper in op de functionaliteiten en mogelijkheden van Microsoft 365, zoals Teams, OneDrive, Office, Power BI of Forms. Je laat ze zien hoe ze deze tools kunnen inzetten voor hun werkprocessen en hoe ze kunnen samenwerken met hun collega’s.
Daarnaast bied je ook ondersteuning aan de medewerkers, zowel tijdens als na de trainingen. Je zorgt ervoor dat ze een helpdesk kunnen raadplegen voor functionele vragen, dat ze een centrale SharePoint-omgeving hebben waar ze informatie en documentatie kunnen vinden, dat ze een trainer op de werkvloer hebben die ze kan helpen met praktische problemen of dat ze een buddy-systeem hebben waar ze elkaar kunnen helpen.
Blijven groeien en innoveren
Tot slot zorg je ook voor reinforcement, oftewel versterking. Je wilt ervoor zorgen dat de medewerkers niet terugvallen in hun oude gewoontes, maar dat ze blijven groeien en innoveren met Microsoft 365. Je wil ook dat ze de meerwaarde ervan blijven zien en ervaren.
Dit doe je door middel van meten en bijsturen. Je houdt bij hoe de adoptiegraad zich ontwikkelt, hoe de tevredenheid en het gebruik van Microsoft 365 zijn en hoe de doelstellingen worden behaald. Je evalueert wat er goed gaat en wat er beter kan en je communiceert dit ook naar de medewerkers. Je viert ook de successen en beloont de inspanningen.
Daarnaast doe je ook aan doorontwikkeling. Je houdt de medewerkers op de hoogte van de nieuwste updates en ontwikkelingen van Microsoft 365, nieuwe Teams ontwikkelingen of hele nieuwe trends zoals CoPilot. Op basis van behoefte bied je ze ook nieuwe trainingen of workshops aan om hun kennis en vaardigheden te vergroten of te verdiepen. Je stimuleert ze ook om zelf te experimenteren en te innoveren met Microsoft 365.
Conclusie
Gebruikersadoptie is een cruciaal onderdeel van elk veranderingstraject, zeker als het gaat om de moderne werkplek met Microsoft 365. Het is niet iets wat je er even bij doet, maar iets wat je goed moet plannen, uitvoeren en evalueren.
Met behulp van de beschreven verandermethodiek kun je een gestructureerd en effectief gebruikersadoptie traject opzetten en uitvoeren. Je kunt gebruik maken van verschillende tools en middelen om je medewerkers te inspireren, motiveren, trainen en ondersteunen.
Het doel is om je medewerkers mee te nemen in de verandering, om ze te laten zien wat het nieuwe werken voor hen kan betekenen en om ze te helpen om Microsoft 365 optimaal te gebruiken voor hun werkprocessen en samenwerking.
Wil je meer weten over gebruikersadoptie, onze adoptiescan of heb je hulp nodig bij jouw traject? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
Webinar
Dit onderwerp werd besproken tijdens het webinar De kunst van gebruikersadoptie.
