Microsoft Copilot: De sleutel tot bedrijfsproductiviteit

Microsoft Copilot was onlangs volop in het nieuws toen Microsoft aankondigde dat Copilot for Microsoft 365 nu beschikbaar is voor een bredere groep gebruikers. Copilot for Microsoft 365 is nu ook toegankelijk voor kleine en middelgrote bedrijven met een Microsoft 365 Business Premium of Business Standard abonnement, evenals voor organisaties met Office 365 E3 of E5 licenties.

Geschreven door: Thijs Bisseling

De prijs van productiviteit

Copilot for Microsoft 365 heeft natuurlijk wel een prijs. Bedrijven dienen rekening te houden met een bedrag van $30 (ongeveer €28) per gebruiker per maand. Voor individuele gebruikers kost Copilot Pro $20 (€18) per maand. Beide opties vereisen een jaarlijkse verbintenis.

Een overzicht van de mogelijkheden van Copilot, Copilot Pro en Copilot for Microsoft 365.

De eerste signalen wijzen erop dat Copilot de productiviteits- en creativiteitsvoordelen kan bieden waar bedrijven op hopen. Uit een enquête onder gebruikers van het Early Access Program van Copilot for Microsoft 365 blijkt dat 70% van de Copilot-gebruikers aangeeft productiever te zijn, 68% vindt dat de kwaliteit van hun werk is verbeterd en 57% zegt dat het hun creativiteit heeft verhoogd.

De deelnemers aan het onderzoek onthulden ook dat ze:

Hun taken sneller konden afronden (73%)
Minder tijd besteedden aan e-mails (64%)
Tijd bespaarden bij het vinden van wat ze nodig hadden in hun documenten (75%)
Sneller een goede eerste versie konden maken (85%)
Het gemakkelijker vonden om actie te ondernemen na vergaderingen (84%)

Het potentieel van Copilot

Een van de meest opwindende aspecten van Copilot voor bedrijven is misschien wel dat de potentiële voordelen niet beperkt lijken te zijn tot slechts een handvol functies of sectoren. Twee bedrijfsgebieden die significant beïnvloed kunnen worden door Copilot zijn contentcreatie en communicatie en samenwerking.

#1 Contentcreatie en -bewerking

Contentcreatie is niet alleen belangrijk in de creatieve sector; in de meeste functies is het ontwikkelen van diverse vormen van content noodzakelijk en Copilot kan gebruikers hierbij ondersteunen:

Efficiënte contentgeneratie – De capaciteit van Copilot om prompts te genereren, relevante bronnen voor te stellen en potentiële grammaticafouten te identificeren, kan de productiviteit van contentcreatie aanzienlijk verhogen. Gebruikers kunnen hierdoor in minder tijd content van hogere kwaliteit produceren.
Praktijkvoorbeeld: Een bedrijfsanalist schrijft documentatie voor een nieuw onboardingproces. Copilot kan prompts genereren voor elk onderdeel van de documentatie, relevante terminologie uit het domein van bedrijfsprocesbeheer voorstellen en mogelijke inconsistenties tussen secties identificeren, zoals ontbrekende stappen of onduidelijke procedures.
Verbeterde nauwkeurigheid en efficiëntie – De suggesties van Copilot kunnen gebruikers helpen veelvoorkomende fouten te vermijden, de feitelijke nauwkeurigheid te verbeteren en consistentie in hun content te behouden.
Praktijkvoorbeeld: Een juridisch assistent stelt een contract op voor de verkoop van een bedrijf. Copilot kan relevante juridische termen en clausules suggereren en mogelijke fouten in de structuur of taal van het contract identificeren.
Verbeterde communicatie en begrip – Copilot helpt bij het samenvatten van documenten, het identificeren van kernpunten en het verduidelijken van taal, wat de duidelijkheid en effectiviteit van communicatie kan verhogen.
Praktijkvoorbeeld: Een projectmanager is belast met het creëren van een overzicht van een projectplan voor de lancering van een nieuw product. Copilot kan een duidelijke en bondige samenvatting van het projectplan genereren, waarin de belangrijkste mijlpalen, leveringen en risico’s worden benadrukt. Copilot kan ook gebieden voor verdere discussie identificeren, zoals potentiële uitdagingen of kansen voor verbetering.

#2 Communicatie en samenwerking

Copilot wordt geprezen als een gamechanger op het gebied van samenwerking en communicatie, met hulp bij:

Vloeiende communicatiestromen – De capaciteit van Copilot om relevante reacties op e-mails te suggereren, vergaderagenda’s te stroomlijnen en potentiële communicatiekloven te identificeren, kan leiden tot efficiëntere en effectievere communicatie binnen teams.
Praktijkvoorbeeld: Een verkoopmanager werkt samen met een team van verkoopvertegenwoordigers om een reeks leads te beheren. Copilot kan discussiepunten genereren, relevante datapoints uit klanteninteracties suggereren en controleren of de vertegenwoordigers het overeengekomen verkoopproces volgen.

Verbeterde besluitvorming – Copilot helpt teams relevante informatie te verzamelen, gegevens te analyseren en patronen te identificeren, wat bijdraagt aan beter geïnformeerde besluitvormingsprocessen.
Praktijkvoorbeeld: Een HR-manager moet een strategie ontwikkelen om de samenstelling van het personeelsbestand te optimaliseren. Copilot kan de talentgegevens van het bedrijf analyseren door goed presterende werknemers te identificeren, het risico op verloop te voorspellen en verbeterpunten aan te geven.

Beter teamwork en afstemming – Copilot bevordert samenwerking door relevante acties voor te stellen, taaktoewijzingen te stroomlijnen en een gedeeld begrip van doelen en prioriteiten te promoten.
Praktijkvoorbeeld: Een Customer Success Manager moet een klantenprobleem oplossen door samen te werken met het technische ondersteuningsteam. Copilot kan discussiepunten voor interfunctioneel overleg genereren, relevante artikelen uit de kennisdatabase of klantenondersteuningsdocumentatie suggereren en mogelijke overlappingen in de ondersteuning van de klant identificeren.

Het maximaliseren van de impact van Copilot met jouw MSP

Jouw MSP (Managed Service Provider) speelt een cruciale rol om je te helpen het maximale uit Copilot te halen. Naast het waarborgen van een veilige en beveiligde implementatie, kunnen zij je ook helpen effectieve prompts te begrijpen. Copilot is slechts zo goed als de data die het voedt, de prompts die het krijgt, en de omgeving waarin het functioneert.

Enkele gebieden waar jouw MSP kan helpen bij het implementeren en maximaliseren van Copilot zijn:

Grondige beoordeling – Jouw MSP kan gedetailleerde evaluaties uitvoeren om te identificeren waar Copilot de meest significante voordelen voor jouw organisatie kan bieden.
Op maat gemaakte implementatie – MSP’s kunnen de configuratie van Copilot aanpassen om aan te sluiten bij specifieke workflows, om zo een soepele, gepersonaliseerde ervaring voor elke gebruiker te garanderen.
Doorlopende ondersteuning en training – MSP’s kunnen continu ondersteuning bieden door technische problemen aan te pakken en training te bieden over de functies van Copilot.
Gegevensbeveiliging en naleving – MSP’s kunnen ervoor zorgen dat Copilot in overeenstemming met gegevensbeveiliging en privacyregelgeving wordt gebruikt, waardoor de gevoelige informatie van jouw bedrijf beschermd wordt.

Microsoft Copilot is in staat om een waardevolle tool te zijn voor organisaties die op zoek zijn naar een concurrentievoordeel en die productiviteit en innovatie van verschillende bedrijfsfuncties willen verbeteren. Door de capaciteiten te begrijpen en de functies effectief te benutten, zullen bedrijven beter in staat zijn om de kracht van Copilot te benutten om hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Op den duur kan Copilot meer blijken te zijn dan slechts een tool, maar eerder een strategisch middel dat de manier waarop veel bedrijven werken, kan veranderen.