Q&A Microsoft Teams en Outlook

Tijdens onze inspiratiesessie Haal meer uit Microsoft Teams en Outlook kregen we veel interessante vragen. Een selectie van deze vragen én de bijbehorende antwoorden hebben we hieronder voor je op een rij gezet.

Geschreven door: Leo van de Haar

Verschil tussen een standaard, privé en gedeeld kanaal (Teams)

Q: Wat is het verschil tussen een Standaard, een Privé en een Gedeeld kanaal in Teams? En wanneer gebruik ik nu welke?

Standaard kanalen

- Omschrijving: Deze kanalen zijn zichtbaar voor iedereen in het team en ideaal voor algemene communicatie en samenwerking.
- Wanneer te gebruiken: Gebruik standaardkanalen voor teamupdates, projectbesprekingen en andere onderwerpen die relevant zijn voor het hele team.

Privé kanalen

- Omschrijving: Deze kanalen zijn alleen toegankelijk voor specifieke teamleden die je selecteert. Ze zijn geschikt voor vertrouwelijke of gevoelige informatie.
- Wanneer te gebruiken: Gebruik privékanalen voor gevoelige projecten, vertrouwelijke gesprekken of wanneer je een subgroep binnen het team wilt laten samenwerken zonder dat anderen toegang hebben.

Gedeelde kanalen

- Omschrijving: Deze kanalen kunnen worden gedeeld met mensen buiten je team of zelfs buiten je organisatie, zonder dat zij lid hoeven te zijn van je team.
- Wanneer te gebruiken: Gebruik gedeelde kanalen voor samenwerking met externe partners, klanten of andere teams binnen je organisatie.

Totaaloverzicht taken en afspraken (Outlook)

Q: Ik plan mijn taken en werkzaamheden in mijn agenda, naast de planning van mijn werkafspraken met collega’s en/of externen. Hierdoor wordt het voor anderen onoverzichtelijk. Ik weet niet hoe ik dit anders kan organiseren, zodat ik zelf een totaaloverzicht houd van mijn taken en afspraken binnen mijn werkagenda. Hoe kan ik dit anders aanpakken?

Een duidelijke werkwijze en heldere afspraken helpen om overzicht te houden. Gebruik Planner of Project voor taken die je met anderen deelt en To Do voor je persoonlijke taken. Op deze manier behoud je één centrale plek voor al je werkzaamheden.

Hebben externen geen toegang tot deze tools of worden er andere systemen gebruikt? Zorg er dan voor dat je alle externe taken handmatig toevoegt in To Do of Planner, zodat je niets mist en alles op één plek beheert.

Overzicht houden over taken (Teams)

Q: Hoe kun je het overzicht behouden tussen je eigen takenlijst en de takenlijsten van de verschillende Teams (Planners) waaraan je deelneemt?

Om het overzicht te behouden tussen je eigen takenlijst en de takenlijsten van de verschillende Teams (Planners) waaraan je deelneemt, kun je de Tasks by Planner and To Do-app gebruiken. Deze app in Microsoft Teams combineert taken uit Microsoft Planner en Microsoft To Do, waardoor je al je taken op één centrale plek kunt beheren. Je kunt eenvoudig schakelen tussen persoonlijke taken en teamtaken. Daarnaast is Microsoft To Do beschikbaar op je lokale Windows-apparaat.

Attachments slepen (Teams/Outlook)

Q: Kunnen attachments al van Teams in Outlook worden gesleept en vice versa?

Helaas is dit nog niet mogelijk. Voor zover ik weet staat het op de roadmap. Door gebruik te maken van de OneDrive snelkoppelingen naar Teams locaties kun je hier wel omheen werken.

Templates mappenstructuur (Teams)

Q: Zijn er templates beschikbaar van mappenstructuren binnen een Teams-kanaal om met je eigen team en met andere teams samen te werken? Voor de opslag van bestanden, maar ook voor communicatie op verschillende niveaus.

Het is mogelijk om template teams aan te maken. Hierin zitten helaas geen template mappen die je kunt meenemen. Hiervoor zal je ergens een template structuur moeten klaarzetten en die bij ieder team of kanaal moeten kopiëren. Wel zijn er tools die dit voor je kunnen regelen of eventueel is het mogelijk om met Power Automate te kijken of dit voor je op te lossen is.

Contactpersonen herschikken (Outlook)

Q: Ik mis in de Outlook-agenda de mogelijkheid om mijn contactpersonen (waarvan ik de agenda in een keuzelijst heb gezet) automatisch op alfabetische volgorde te herschikken. Deze functie in de oude Outlook vond ik erg handig. Om nu in de lijst met plus/minus 60 collega’s deze handmatig te rangschikken is erg vervelend…

Ik neem aan dat dit om de agendalijst gaat met alle collega’s. Voor zover ik weet is het rangschikken op dit moment niet mogelijk. Wel kun je met groepen een onderscheid maken in bijvoorbeeld afdelingen en daar de agenda’s in zetten om sneller de juiste agenda te vinden.

Plugs-in / Add-ins (Outlook)

Q: Is het niet zo dat de huidige plug-ins (Outlook) vervangen moeten worden door add-ins?

Ja, dat klopt. Microsoft heeft aangekondigd dat de nieuwe Outlook voor Windows geen ondersteuning meer biedt voor COM-add-ins, omdat deze vaak instabiliteit en crashes veroorzaakten. In plaats daarvan worden web-add-ins aanbevolen, omdat deze in een sandbox-omgeving werken en zorgen voor een stabielere en robuustere ervaring.

Meer informatie: https://techcommunity.microsoft.com/blog/outlook/add-ins-in-the-new-outlook-for-windows/3954388

Kanaal slepen naar favorieten (Teams)

Q: Kan ik een kanaal ook slepen naar favorieten, of moet alles via rechtermuisknop?

Dit is mogelijk en hebben we tijdens de demo laten zien. Daarvoor verwijzen we naar de opname: https://www.ek.co/nl/events/inspiratiesessie-haal-meer-uit-microsoft-teams-en-outlook/

Uitrol nieuwe Outlook

Q: Wordt de nieuwe Outlook gefaseerd uitgerold?

Microsoft is al begonnen met het overzetten van gebruikers naar de nieuwe versie van Outlook en doet dit inderdaad gefaseerd. De klassieke Outlook blijft voorlopig echt wel beschikbaar. Je moet dan wel zelf terugschakelen naar de klassieke variant.

Meer informatie: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/switch-to-new-outlook-for-windows-f5fb9e26-af7c-4976-9274-61c6428344e7

Algemeen kanaal op privé zetten (Teams)

Q: Is er een mogelijkheid om een ‘algemeen’ kanaal privé te zetten? Bij het aanmaken van een nieuw team, staat ‘algemeen’ of de eigen gegeven naam altijd als standaard, dus open voor iedereen binnen het team.

Helaas is het niet mogelijk om een bestaand standaardkanaal, zoals het ‘Algemeen’ kanaal, om te zetten naar een privékanaal in Microsoft Teams. Een alternatief is om een nieuw privékanaal aan te maken en de gewenste leden toe te voegen. Reden hiervoor is onder andere dat een Privé (en ook een Gedeeld) kanaal hun data opslaan op een aparte SharePoint Site die Teams gebruikt voor de data opslag.

Volgorde e-mail accounts aanpassen (Outlook)

Q: Kun je volgorde van de meerdere e-mail accounts in Outlook aanpassen?

In de nieuwe Outlook is het helaas nog niet mogelijk om de volgorde van meerdere accounts direct te wijzigen. Wat je wel kunt doen, is het primaire account instellen, zodat dit als eerste verschijnt.

Dit doe je door met de rechtermuisknop op het account te klikken, naar Account beheren te gaan, het account opnieuw te selecteren en vervolgens op Instellen als primair account te klikken

Bekijk hier alle vragen en antwoorden van de inspiratiesessie