Status databeveiligingsbeleid: is jouw Microsoft data compliant?

Verplichte bewaartermijnen bestaan in allerlei soorten wetgeving. Ook is bekend dat bedrijven hoge boetes kunnen krijgen als ze data kwijtraken. Daar gaan we het inhoudelijk nu niet over hebben. Wel over het feit dat voor een structureel databeveiligingsbeleid meer nodig is dan de standaard backup oplossing die Microsoft biedt. Drie vragen die dat duidelijk maken:

Geschreven door: Joop Heemskerk

Wat gebeurt er bij een calamiteit?

Stel dat er zich een grote wereldwijde calamiteit voordoet onder Microsoft gebruikers. Dan wordt jouw aanvraag op volgorde van binnenkomst uitgevoerd. Garanties wanneer je aan de beurt bent voor herstel worden niet gegeven: er staan velen in de rij. Van de complete Microsoft 365 omgeving wordt automatisch wel elke 12 uur een backup gemaakt, maar die wordt maximaal slechts 14 dagen bewaard. Dus als de calamiteit langer zou duren ben je voorgoed een groot gedeelte van je data kwijt. Er is dus meer nodig dan de standaard Microsoft backup.

Kan een belangrijke e-mail per ongeluk kwijtraken?

Het is iedereen weleens overkomen: je zoekt naar een e-mail die je per ongeluk in de e-mail recycle bin (de prullenbak) hebt gestopt. Gelukkig wordt het daar voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij je jouw digitale prullenbak hebt leeggemaakt. Het zit in de ‘verwijderde items’. Dan heb je nog maar 30 dagen de tijd om dit document te herstellen, want na die periode is deze belangrijke e-mail voorgoed verdwenen. Overigens is dat ook precies de reden waarom je belangrijke documenten nooit in een Outlook omgeving moet opslaan.

Hoe staat het met de data in SharePoint, OneDrive en Teams?

Ook hier kan zo ongeveer hetzelfde gebeuren als met e-mail. Omdat vaak meerdere collega’s van de data in deze applicaties gebruikmaken, kan het natuurlijk niet zo zijn dat iemand per ongeluk alles voor andere collega’s kan wissen. Of toch? In de eerste ‘prullenbak’ wordt de data 93 dagen bewaard, oftewel een kwartaal. Daarna gaat het automatisch de ‘second-stage recycle bin’ in, ook weer voor 93 dagen. Dat betekent dat een per ongeluk verwijderd contract, prijsafspraak of ander waardevol document na een half jaar compleet verdwenen is.

Vaak zijn het juist de compliance gevoelige documenten waar maanden niet naar gekeken wordt. Behalve als er een auditor langskomt. “Sorry,….”

Microsoft data compliant maken

Om aan wet- en regelgeving te voldoen, is het mogelijk om de standaard bewaarprocessen van waardevolle documenten te verlengen. Ekco biedt de mogelijkheid om ook jouw Microsoft 365 data beter te beschermen door middel van Secure backup voor Microsoft 365. Daarin bieden we extra Microsoft 365 backup oplossingen aan om de continuïteit te waarborgen, maar ook om geruster te kunnen slapen.

Tot slot

Wat vooral ook nog een tekortkoming is van de standaard Microsoft 365 backup is het feit dat een Point-in-Time restore geen optie is: je kunt bijvoorbeeld geen mailbox in zijn geheel terugzetten van een specifieke datum. Dit kan met de Secure backup voor Microsoft 365 van Ekco wel.

Meer weten?

Lees er hier alles over of neem contact met ons op voor het samen ontwikkelen van een voor jou werkbaar databeveiligingsbeleid.