‘Voor een moderne, veilige werkplek in de accountancy’

Aan ambities schort het niet bij de meeste accountantskantoren. Ze willen innoveren, hun klanten via de cloud beter van dienst zijn en datagedreven werken. Maar de praktijk is nogal eens weerbarstig. “Eerst moderniseren, dan pas innoveren zou het devies moeten zijn”, zegt Rody van Egmond van managed cloud service provider Ekco.

Aan de goede wil van de accountants ligt het meestal niet. Zij hebben goed in de gaten dat hun sector een digitale transformatie doormaakt. Ze zien in dat de administratieve werkzaamheden en controle-activiteiten door de voortschrijdende automatisering steeds efficiënter kunnen verlopen.

Op achterstand

De kantoren die actief bezig zijn met de toepassing van nieuwe technologische ontwikkelingen krijgen een duidelijk zichtbare voorsprong ten opzichte van de rest. Maar de praktijk is nogal eens weerbarstig, zegt Rody van Egmond van managed cloud service provider Ekco. “De ambities van de accountantskantoren lopen nogal eens stuk op wat er ‘onder de motorkap’ zit: de verouderde IT-omgeving waarmee ze werken. Zeker nu het niet meer zo is dat je eens in de zoveel jaar je hard- en software moet vervangen om bij te blijven. Tegenwoordig dienen zich doorlopend vernieuwingen aan. Neem alleen al een suite als Microsoft 365, waar maandelijks nieuwe functies worden toegevoegd. Om nog maar niet te spreken over alle securityfunctionaliteiten. Wie niet bijblijft, raakt dus steeds verder op achterstand.”

Hoe het komt dat accountantskantoren hun innovatieve ambities niet altijd weten waar te maken? Of liever gezegd: wat is de oorzaak dat het ‘onder de motorkap’ nogal eens piept en knarst en stroef verloopt? Veel kantoren gaan gebukt onder oude gewoontes, overjarige applicaties en verouderde infrastructuren. “Om dat de doorbreken is er visie en daadkracht nodig. Die ontbreken vaak bij het management. Iemand die zijn afspraken nog in een papieren agenda noteert is waarschijnlijk niet degene die vernieuwingen gaat aanjagen”, aldus Van Egmond.

Maar dat is niet de enige oorzaak: “Niet alleen goede accountants maar ook goede IT’ers zijn schaars. Terwijl een kantoor dat wil innoveren het niet kan stellen zonder mensen die IT-kennis hebben en die accountants kunnen begeleiden om digitaal vaardiger te worden.”

Verder gaan ook de leveranciers van boekhoudpakketten en andere applicaties voor de accountancy niet vrijuit. “Vaak is de software nog niet helemaal geschikt om via de cloud(SaaS) te worden aangeboden, of het moet zijn via een virtuele desktop. Maar dat is een kunstgreep, en het is kostbaarder dan wanneer je software rechtstreeks vanuit de browser kunt bedienen.”

Makkelijker ambities waarmaken

Ekco maakt het accountantskantoren makkelijker om hun ambities wel waar te maken.

Ekco biedt kantoren de mogelijkheid een flexibele IT-omgeving in te richten met Microsoft Azure als fundament. Als ze eenmaal in de nieuwe moderne wereld zitten is de weg naar innovatie vrij en wordt men niet geremd door verouderde technologieën en infrastructuren. Ekco kan kantoren desgewenst ook ontzorgen op het gebied van beheer. Accountantskantoren hoeven dus niet allerlei IT’ers in dienst te hebben; zij kunnen altijd terecht bij Ekco.

De clouddiensten van Ekco biedt in de praktijk van alledag vele voordelen. Een accountantskantoor kan in een handomdraai extra capaciteit toevoegen om nieuwe medewerkers of klanten te bedienen. Medewerkers kunnen via de cloud makkelijk met elkaar en met klanten aan dossiers samenwerken, en kunnen waar ze zich ook bevinden actuele gegevens uitwisselen. Daarbij zijn de bestanden van medewerkers goed beschermd en veilig opgeslagen. Hetzelfde geldt voor de data van klanten – iets wat in de accountancy van belang is: “Tenslotte wordt daar bovengemiddeld veel met klantdata gewerkt, en heeft beveiliging hoogste prioriteit.”