Waar let je op als je wilt overstappen naar een (andere) IT partner?
Waar let je op in dergelijke situaties? 5 praktische tips die het overstappen makkelijker maken.
Digitale transformatie is voor veel organisaties een uitdagend onderwerp, bijvoorbeeld op het gebied van security, IT beheer en innovatie. Daarom bestaan er zowel organisaties die overwegen om hun IT verantwoordelijkheden te outsourcen als organisaties die al eerder gekozen hebben voor een beheerde omgeving. Maar als samenwerken met de huidige IT partner niet vlekkeloos verloopt dan kan dat een reden zijn om over te stappen. Waar let je op in dergelijke situaties? 5 praktische tips die het overstappen makkelijker maken:
Tip 1: Houd het einddoel voor ogen
Begin met vooruitkijken; wat is het einddoel, wanneer is outsourcing geslaagd en hoe meet je dat? Bedenk ook vooraf welke IT verantwoordelijkheden overgedragen kunnen/moeten worden. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om het security niveau naar een hoger plan te tillen, omdat er intern onvoldoende kennis of capaciteit is. Het omgekeerde kan ook het geval zijn: een interne IT manager is nu CISO, Chief Information Security Officer, die verantwoordelijk is voor het informatiebeveiligingsbeleid, waarbij de CISO zich vaak minder met inhoudelijk IT beheer bezighoudt. Daarnaast is het belangrijk een goede (DNA) match te vinden met de potentieel nieuwe IT partner in het voortraject en de uiteindelijk samenwerking. Eenzelfde golflente werkt namelijk wel zo prettig en efficiënt.
Tip 2: Bereik vooraf commitment
Voordat je overstapt is het advies om mogelijke consequenties, waarden en baten van de overstap duidelijk te benoemen en met elkaar af te stemmen. Een belangrijke vraag daarbij is bijvoorbeeld wie het onderzoek gaat doen naar de nieuwe IT partner. Is het de directie, de IT manager, de huidige beheerafdeling of is het een combinatie van? Worden er meerdere onderzoeken gedaan of één gezamenlijk onderzoek met meerdere stakeholders? Nadat het hogere einddoel van tip 1 bekend is, gaat het dus vooral over de vraag hoe je het samen eens wordt.
Tip 3: Inventariseer: zorg vooraf voor optimaal inzicht in eigen gegevens
Besteed hier veel tijd aan. Als je achteraf wilt weten of de overstap geslaagd is dan zul je vooraf je kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten moeten kennen. Welke contracten zijn er, wat is de looptijd, kan ik wel overstappen, en zo ja, wanneer? Ga ook op zoek naar verborgen kosten: doorloop alle betaalde IT gerelateerde facturen om een totaalbeeld te krijgen. Vergeet ook niet om te inventariseren of er intern voldoende capaciteit aanwezig is. Er is immers ruimte in agenda’s nodig van collega’s om de overstap te kunnen begeleiden. Zo niet dan zijn wellicht tijdelijk werknemers van externe partijen nodig.
Tip 4: Neem certificeringen mee bij de keuze van een IT partner
Als je voor het eerst de IT wilt uitbesteden of op zoek bent naar een andere IT partner, dan is het belangrijk om te onderzoeken of de desbetreffende partner ook de processen en procedures geborgd heeft bijvoorbeeld op het gebied van ISO- of NEN certificeringen. De leveranciersbeoordeling is gelukkig geborgd binnen dergelijke certificeringsprocedures.
Tip 5: Verdiep jezelf vooraf in de processen en procedures van de IT partner
Wat gaat er precies gebeuren nadat het contract getekend is? Het is goed te weten of er bijvoorbeeld een professioneel onboarding programma is en te begrijpen wat medewerkers gaan ervaren. Er zijn IT partners die je inzicht geven met behulp van een self service portal (zoals Ekco), maar er bestaan ook partijen waar klantinformatie uitdagend kan zijn. Je hebt bijvoorbeeld weinig tot geen inzicht in afgenomen licenties, factuuroverzichten en supportaanvragen. Bovendien begint het samenwerken pas na het zetten van een handtekening. Welke afspraken zijn er te maken over voortgangsoverleg, welke adviezen krijg je tussentijds aangereikt met betrekking tot de digitale transformatie? Het zijn allemaal vragen om je vooraf goed in te verdiepen.
Customer Succes Management bij Ekco
Wat dat inhoudt, vroegen we aan Hein Smit, Customer Succes Manager bij Ekco: “Customer Succes heeft altijd met persoonlijk contact en samenwerking te maken. Ook hier maakt aandacht heel veel mooier. Een eerste kennismaking begint meestal online via Teams samen met de klant en de verantwoordelijke account- of projectmanager. De afspraak daarna is nagenoeg altijd bij de klant om de cultuur en sfeer te proeven, onze aanpak uit te leggen en verantwoordelijkheden te verdelen. Dat zorgt voor rust, stabiliteit en duidelijkheid vooraf. Tijdens de migratie en daarna hebben klanten het immers al druk genoeg. We leggen bovendien uitzonderingen of eventueel maatwerk vast in een zogenaamde DAP, Document Afspraken & Procedures. Het is een heldere manier om gezamenlijke borging van specifieke aspecten van IT, op welke gewenste manier dan ook, mogelijk te maken.”
Een goed begeleide overstap bespreekbaar maken?
